INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

dle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 („GDPR“) a zákona č. 110/2019 Sb. o zpracování osobních údajů
ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ 

při zpracování realizovaném správcem osobních údajů,

obchodní společností

eTruhlárna, s.r.o.

se sídlem Přátelství 986/19, Uhříněves, 104 00 Praha 10

identifikační číslo: 27443566

zapsané v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 112279

www.etruhlarna.cz

 (dále také jen „správce“)

kontakt na správce

e-mail: info@etruhlarna.cz  

 

Vážení zákazníci, obchodní partneři, návštěvníci našich webových stránek,

 

dovolte nám předložit vám k seznámení tento dokument, jehož cílem je zajistit vaši informovanost a základní orientaci v problematice zpracovávaní osobních údajů, k němuž dochází v rámci činnosti naší společnosti. Tato informace bude v případě potřeby vyvolané změnou právní úpravy, nebo změnou rozsahu námi zpracovávaných osobních údajů, aktualizována. Pokud máte jakékoliv otázky, na něž vám tento dokument neposkytne odpověď, neváhejte se na nás obrátit (viz kontakty v záhlaví dokumentu). 

 

  1. Definice některých základních pojmů, které byste měli znát:

 

  • osobním údajem je každá informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (subjektu údajů). Identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor (např. jméno a příjmení, rodné číslo, síťový identifikátor, lokační údaje, atp.) nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby;
  • subjektem údajů je fyzická osoba, k níž se osobní údaje vztahují, tj. ti z vás, kteří s námi, jakožto správcem osobních údajů, vstupují do příslušného, nejčastěji obchodního, vztahu;
  • správcem osobních údajů je každý subjekt, který určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí za jím stanoveným účelem jejich shromažďování, zpracování a uchování a odpovídá za soulad těchto činností s platnými právními předpisy. Ve vztahu k vašim osobním údajům jsme správcem osobních údajů my, tj. obchodní společnost eTruhlárna, s.r.o.. Jsme to my, kdo vaše údaje shromažďuje, disponuje jimi a nese odpovědnost za jejich řádné a zákonné zpracování. Vůči nám můžete uplatňovat svá práva způsobem uvedeným dále v tomto dokumentu;
  • zpracovatelem osobních údajů je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro nás, jakožto správce, tj. jedná se o subjekt, který v souvislosti s činnostmi, jež pro nás na základě smluvního vztahu vykonává, rovněž provádí zpracovatelské operace s osobními údaji, typicky externí správci webových stránek, externí účetní, externí daňový poradce, apod.;
  • příjemce osobních údajů je každá osoba, tj. fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, ať již se jedná či nejedná o třetí stranu, které jsou osobní údaje poskytnuty;
  • třetí stranou je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který není subjektem údajů, správcem, zpracovatelem ani osobou přímo podléhající správci nebo zpracovateli, jež je oprávněna ke zpracování osobních údajů;
  • kategorie (rozsah) zpracovávaných osobních údajů stanoví správce osobních údajů a rozumí se jimi rozsah osobních údajů (například jméno, příjmení, IP adresa, apod.), které jsou použity pro daný účel zpracování;
  • zpracování osobních údajů je jakýkoliv úkon nebo soubor úkonů, které správce nebo zpracovatel systematicky provádějí s osobními údaji, a to automatizovaně nebo jinými prostředky. Zpracováním se rozumí zejména shromažďování, ukládání na nosiče informací, zpřístupňování, úprava nebo pozměňování, vyhledávání, používání, předávání, šíření, zveřejňování, uchovávání, výměna, třídění nebo kombinování, blokování a likvidace;
  • účel zpracování je konkrétní důvod, ke kterému správce osobních údajů využívá vaše osobní údaje (v našem případě nejčastěji plnění závazků ze smlouvy – realizace dodavatelsko-odběratelských vztahů (výroba nábytku), poskytnutí montážních služeb a zákaznického servisu, ale rovněž i plnění zákonných povinností – kupř. archivace osobních údajů pro účely daňové a účetní evidence, nebo ochrana oprávněných zájmů správce – kupř. správa pohledávek.

 

  1. Jaké vaše osobní údaje budou zpracovávány (kategorie osobních údajů), jak a odkud vaše osobní údaje získáváme?

 

Zpracováváme pouze osobní údaje nezbytné pro dosažení konkrétního účelu, pro který jsou údaje získávány, tj. dbáme na přiměřenost, relevantnost a omezení osobních údajů na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který vaše osobní údaje shromažďujeme a zpracováváme.

 

Kategorie osobních údajů:

  1. identifikační a adresní údaje zákazníků a dodavatelů, tj. jméno, příjmení (a to včetně jména pracovníků, příp. orgánů právnických osob – kontaktní osoby), adresa bydliště/sídla, adresa místa dodávky zboží, resp. poskytování služeb, případně adresa a údaje fakturační - IČ, DIČ, dále telefon, e-mailová adresa;
  2. historie obchodního vztahu, údaje o poptávaných službách, tj. zejména jaké naše služby jste u nás v minulosti poptávali;
  3. další údaje, tj. platební informace (číslo účtu, kreditní karty, IBAN, BIC, atd.), údaje k používání webových stránek (informace o tom, z jakých zařízení k našim službám přistupujete elektronickou cestou, tj. IP adresa, číslo sítě a podsítě, ve které se nachází váš počítač, informace o prohlížeči a hardwaru zařízení, údaje o operačním systému vašeho zařízení, údaje o používání našich webových stránek a případně další informace -  datum a čas vašeho přístupu k našim službám, adresu webové stránky, ze které jste byli na naši webovou stránku přesměrováni, další údaje přenesené pomocí standardní hlavičky požadavku HTTP, o uživatelských předvolbách na vašem počítači, apod., a to za pomoci souborů cookies v rozsahu, v němž máte jejich použití ve vašem počítači povoleno).

 

Doplňujeme, že citlivé údaje, tj. osobní údaje vypovídající o vašem národnostním, rasovém nebo etnickém původu, politických postojích, členství v odborových organizacích, náboženství a filozofickém přesvědčení, odsouzení za trestný čin, zdravotním stavu, sexuálním životě, vaše genetické údaje a biometrické údaje, které umožňují vaši přímou identifikaci nebo autentizaci, nebudou zpracovávány. Pokud by k jejich zpracování přeci jen mělo dojít, budete znovu výslovně o jejich zpracování požádán(a).

 

Osobní údaje získáváme především přímo od vás při založení našeho vzájemného smluvního vztahu, neboť poskytnutí určitých osobních údajů je obvykle předpokladem pro to, abychom mohli plnit vaše požadavky na nás – obecně platí, že osobní údaje nám poskytujete prostřednictvím osobní komunikace (ať již osobně či prostř. jiných komunikačních kanálů) s naším příslušným pracovníkem v závislosti na charakteru vašeho požadavku.

 

V některých případech získáváme údaje z veřejně dostupných zdrojů a rejstříků, typicky z obchodního nebo živnostenského rejstříku.

 

Platí přitom, že v závislosti na účelu, k němuž jsou osobní údaje zpracovávány, budou osobní údaje zpracovávány buď s vaším souhlasem, nebo i bez vašeho souhlasu, na základě jiného zákonného důvodu jejich zpracování.

 

  1. Poskytujete vaše osobní údaje dobrovolně, nebo je to vaše povinnost?

 

Osobní údaje poskytujete dobrovolně. S ohledem na vzájemný smluvní charakter našich vztahů je poskytnutí osobních údajů zcela dobrovolné. Na druhou stranu však v našem případě je získání prakticky všech námi shromažďovaných osobních údajů nezbytným předpokladem navázání našeho vzájemného vztahu a bez nich tedy nemůžeme vzájemný smluvní vztah založit ani jej rozvíjet.

 

  1. Pro jaké účely vaše osobní údaje zpracováváme a na základě jakých zákonných důvodů?

 

  • Zpracování osobních údajů bez vašeho souhlasu

 

  • zpracování osobních údajů za účelem plnění smlouvy, jejíž jste smluvní stranou, nebo pro jednání o uzavření nebo změně smlouvy uskutečněné na váš návrh. Typicky v rámci realizace našich vzájemných smluvních vztahů – realizace dodavatelsko-odběratelských vztahů (výroba nábytku), poskytnutí Vámi poptávaných montážních služeb a zákaznického servisu, nebo v případě, kdy nás kontaktujete s dotazem prostřednictvím e-mailu, zpracováváme v příslušném rozsahu vámi poskytnuté údaje a informace, abychom vám mohli vyhovět, tj. dodat Vámi poptávané zboží, poskytnout vám požadovanou službu, zodpovědět váš dotaz, vyfakturovat příslušnou obchodní transakci, atp. (nejčastěji se jedná o adresní a identifikační údaje a údaje o poptávaném zboží, poptávaných službách).

 

  • zpracování osobních údajů na základě plnění právní povinnosti správce

Povinnost zpracovávat osobní údaje obchodních partnerů/zákazníků je nám jako správci osobních údajů uložena některými zvláštními právními předpisy:

  • jde zejména o osobní údaje zpracovávané povinně pro účely plnění povinností vyplývajících z daňové a účetní evidence v souladu se zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty a se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, tj. pro účely doložení účetních/daňových dokladů + dokladů k uskutečnění realizace obchodu (zejména faktury, dodací listy, výpisy z účtu, pokladní doklady, příjemky, výdejky a údaje na nich) – tj. v tomto směru se jedná zejména o identifikační a adresní údaje, údaje o historii obchodních transakcích, o poptávaném zboží/poptávaných službách, platební informace;
  • reklamace, reklamační řízení – pro účely umožnění realizace vašich práv jakožto našich zákazníků vyplývajících pro vás z odpovědnosti za vady uchováváme údaje nezbytné k identifikaci realizovaného obchodu (koupě zboží), k identifikaci poskytnutých služeb a dále vaše identifikační a adresní údaje.

 

  • zpracování osobních údajů z důvodů oprávněných zájmů správce

V některých případech vaše osobní údaje zpracováváme z důvodů existence našeho oprávněného zájmu, kterým může být kupř. ochrana našich práv, nebo realizace našich podnikatelských aktivit:

  • správa pohledávek - v případě existence pohledávek po splatnosti uchováváme vaše identifikační a adresní údaje, doklady k realizaci obchodu, poskytnuté službě, platební informace - identifikační a adresní údaje, doklady k poskytnuté službě, platební informace;
  • správa věřitelů (evidence závazků vůči dodavatelům);

 

  • Zpracování osobních údajů s vaším souhlasem

 

V případech, které nejsou pokryty jiným zákonným důvodem zpracování, můžeme zpracovávat vaše osobní údaje jen s vaším souhlasem. Poskytnutí souhlasu je věcí dobrovolného rozhodnutí a jeho neposkytnutí pro vás nemá a nebude mít žádné negativní důsledky. Souhlas můžete kdykoli odvolat ať již osobně či prostřednictvím elektronické pošty na e-mailové adrese uvedené v záhlaví tohoto dokumentu. Odvoláte-li souhlas se zpracováním osobních údajů, vaše data nebudou nadále zpracovávána nebo využívána, pokud nebude takové zpracování založeno na jiném zákonném důvodu zpracování, jak uvedeny shora v tomto dokumentu, nebo pokud nebude založeno na anonymním zpracování. Pro úplnost uvádíme, že v naší společnosti nevyužíváme takové formy zpracování pro marketingové účely, které by využívaly automatizovaného zpracování včetně profilování.

 

  1. Po jakou dobu budou vaše osobní údaje uchovávány?

 

Doba zpracování osobních údajů závisí na účelu jejich zpracování, jak jsou popsány shora, a v řadě případů je dána příslušnými právními předpisy:

  • osobní údaje shromažďované pro účely plnění smluvního závazku, jsou zpracovávány po dobu nezbytnou ke splnění závazku – dodání zboží, poskytnutí služby, zodpovězení dotazu, atd.;
  • osobní údaje shromažďované pro účely plnění zákonné povinnosti jsou zpracovávány po dobu trvání zákonné povinnosti, tj. v případě údajů zpracovávaných pro účely daňové a účetní evidence i v případě uchovávání osobních údajů pro případné uplatnění nároků z odpovědnosti za vady po dobu 10-ti let;
  • osobní údaje shromažďované za účelem realizace našeho oprávněného zájmu jsou zpracovávány do doby existence našeho oprávněného zájmu, kupř. osobní údaje shromažďované pro účely správy pohledávek pak po dobu 10-ti let;
  • osobní údaje zpracovávané na základě souhlasu pak budeme zpracovávat do doby odvolání souhlasu, nejdéle však po dobu 1  roku.

 

  1. Jakým způsobem budou vaše osobní údaje zpracovány a kým, komu budou osobní údaje zpřístupněny?

 

Vaše osobní údaje zpracováváme a uchováváme v rámci naší společnosti, a to manuálně i automaticky prostřednictvím našich zaměstnanců a dále prostřednictvím námi na základě písemné smlouvy o zpracování osobních údajů pověřených zpracovatelů (a jejich zaměstnanců), kteří zabezpečují činnosti a služby tvořící součást námi poskytovaných služeb. Za účelem plnění povinností vyplývajících ze zpracování osobních údajů jsou tak vaše osobní údaje zpřístupněny všem našim zpracovatelům, a to vždy v míře potřebné pro naplnění účelu zpracování. 

 

Zpracovatelé osobních údajů podle účelů zpracování:

  • pro účely plnění smlouvy (poskytování služeb):
    • subjekty podílející se na plnění našich zakázek,
    • dodavatelé, doručovatelé zásilek (přepravní společnosti), bankovní ústavy, zprostředkovatelé plateb
  • pro účely vymáhání pohledávek a reklamační řízení:
    • advokátní kancelář
  • pro účely daňové/účetní evidence
    • účetní, daňový poradce, advokátní kancelář
  • pro účely správy webových stránek
    • správce serveru, provozovatel datového centra, provozovatelé webových systémů

 

V souladu s některými našimi zákonnými povinnostmi mohou být vaše osobní údaje případně zpřístupněny třetím osobám oprávněným na základě právních předpisů - správním orgánům a úřadům stanoveným platnou legislativou (kupř. správce daně), příp. orgánům činným v trestním řízení.

 

Vyjma shora uvedených případů vaše osobní údaje nepředáváme, neprodáváme, nepřevádíme nebo jiným způsobem nerozšiřujeme třetím stranám pro jejich vlastní účely, včetně účelů marketingových a nebudeme tak činit ani v budoucnu, pokud o to nebudeme požádáni v souladu se zákonem, nebo pokud k takové činnosti nedáte souhlas.

 

  1. Jaká máte při zpracování osobních údajů práva?

 

V souladu s právem na přístup k osobním údajům máte právo získat od nás potvrzení, že osobní údaje, které se vás týkají, jsou či nejsou zpracovávány a jste rovněž oprávněni získat přístup k těmto osobním údajům a k následujícím informacím:

  • o účelu/-ech zpracování, pro které jsou vaše osobní údaje určeny
  • o kategoriích dotčených osobních údajů
  • o příjemcích osobních údajů nebo kategoriích příjemců;
  • o plánované době, po kterou budou osobní údaje uchovávány, resp. o kritériích použitých ke stanovení této doby;
  • o existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů nebo omezení jejich zpracování anebo vznést námitku proti tomuto zpracování;
  • o existenci práva podání stížnosti u dozorového úřadu;
  • o skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování a informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro vás.

 

Veškeré tyto informace vám v obecné rovině poskytujeme v tomto dokumentu, nicméně pokud máte nejasnosti, či konkrétní požadavky, můžete se na nás obrátit se žádostí o poskytnutí doplňujících informací. K vaší žádosti vám můžeme poskytnout kopii zpracovávaných osobních údajů, přičemž jestliže vaši žádost podáte ve formě elektronické, poskytneme vám informace v běžně užívané elektronické formě, pokud nepožádáte o jiný způsob. Upozorňujeme, že vaším právem získat kopii nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

 

V souladu s právem na opravu osobních údajů je každý, kdo zjistí, že námi zpracovávané údaje obsahují chybné či nepřesné údaje, oprávněn žádat provedení opravy osobních údajů tak, aby odpovídaly skutečnosti, případně – s přihlédnutím k účelům, pro které jsou údaje zpracovávány, může žádat o doplnění neúplných osobních údajů.

 

Vaším zvláště podstatným právem je právo vznést námitku proti zpracování, jak již je naznačeno shora. Toto právo vás opravňuje z důvodů týkajících se vaši konkrétní situace kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se vás týkají, pokud k jejich zpracování dochází na základě našeho oprávněného zájmu, jak shora popsán, a to včetně profilování, je-li realizováno na základě našeho oprávněném zájmu. Pokud v takovém případě neprokážeme existenci závažných oprávněných důvodů pro zpracování, které by převažovaly nad vašimi zájmy, právy nebo svobodami, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, vaše osobní údaje dále nezpracováváme.

 

V souladu s právem na výmaz údajů, resp. právem být zapomenut, sdělujeme jakožto správce, že v případě, že zjistíte nebo se domníváte, že zpracováváme osobní údaje způsobem, který je v rozporu s ochranou vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu se zákonem, můžete nás požádat o výmaz osobních údajů. Upozorňujeme, že váš požadavek na výmaz nemůžeme realizovat v případě, kdy zpracování osobních údajů je vyžadováno pro plnění právní povinnosti, případně pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

 

Každý má možnost žádat omezené zpracování osobních údajů v případech, kdy popírá přesnost osobních údajů (a to na dobu potřebnou k tomu, abychom mohli přesnost osobních údajů ověřit), nebo v případě, že zpracování je protiprávní a vy odmítáte z nejrůznějších důvodů výmaz osobních údajů a žádáte místo toho o omezení jejich použití, anebo v případě, kdy již osobní údaje pro účely zpracování nepotřebujeme, ale vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků a konečně v případě, že se jedná o osobní údaje, které zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu a vy proti takovém zpracování vznesete námitku po dobu, kdy nebude ověřeno, zda naše oprávněné zájmy převažují nad vašimi oprávněnými zájmy, které tvrdíte. Pokud bylo zpracování omezeno, mohou být tyto osobní údaje, s výjimkou jejich uložení, zpracovány pouze s vaším souhlasem, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu. Doplňujeme, že na zrušení omezení zpracování vás předem upozorníme.

 

Zároveň oznámíme jednotlivým příjemcům údajů, jak shora uvedeny (tj. třetí subjekt, kterému byly poskytnuty, zpřístupněny osobní údaje, včetně našich zpracovatelů), veškeré opravy nebo výmazy osobních údajů nebo omezení zpracování, a to s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí.

 

V případech, kdy je zpracování osobních údajů založeno na vašem souhlasu, nebo k němu dochází za účelem plnění závazků ze smlouvy, jíž jste smluvní stranou, má každý z vás právo získat nám poskytnuté osobní údaje, které se ho týkají, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a tyto předat jinému správci, aniž bychom tomu bránili, přičemž je-li to technicky proveditelné, máte právo na to, aby osobní údaje byly předány přímo druhému správci. Realizací práva na přenositelnost nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

 

Pokud se domníváte, že vaše práva vyplývající z ochrany osobních údajů byla porušena, jste oprávněni podat stížnost k dozorovému orgánu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7 – Holešovice, web: www.uoou.cz .

 

Za účelem realizace vašich shora uvedených práv se na nás můžete obracet na shora uvedené adrese našeho sídla, nebo prostřednictvím e-mailu uvedeného shora v záhlaví tohoto dokumentu. Vždy bez zbytečného odkladu, nejpozději do 1 měsíce, vás informujeme o způsobu vyřízení vaší žádosti, o přijetí opatření vyplývajících z vašich shora uvedených práv, a to způsobem, který si zvolíte. Lhůtu pro vyřízení vaší žádosti můžeme v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další 2 měsíce, přičemž o takovém prodloužení vás informujeme do 1 měsíce od obdržení žádosti spolu s důvody pro tento odklad. Jestliže si žádost podáte v elektronické formě, poskytneme vám informace rovněž v elektronické formě, je-li to možné a pokud si nepožádáte o jiný způsob. Pokud se z nějakého důvodu rozhodneme nepřijmout opatření, o něž jste požádali, budeme vás o tom neprodleně informovat nejpozději do 1 měsíce od přijetí vaší žádosti, a to spolu s důvody našeho rozhodnutí. V takovém případě můžete realizovat vaše právo podat stížnost u dozorového úřadu a žádat soudní ochranu.

 

Doplňujeme, že veškerá sdělení a veškeré úkony shora popsané se poskytují a činí bezplatně, pouze za situace, kdy jsou vaše žádosti zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, a to zejména proto, že se opakují, můžeme vám buď uložit přiměřený poplatek zohledňující naše administrativní náklady spojené s poskytnutím vámi požadovaného, anebo můžeme odmítnout vaší žádosti vyhovět. Současně upozorňujeme, že pokud bychom měli důvodné pochybnosti o vaší totožnosti, můžeme vás požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k jejímu potvrzení.

 

V Praze dne 2.3.2021                                                                 eTruhlárna, s.r.o.

Partneři

BLK servis - montáže nábytku, pronájem kancelářského nábytku, prodej kancelářského nábytku, stěhování, uklidové práce Knauf Design korkový obkladSpolufinancování projektu Parketárna